De uitdaging

Shell heeft veiligheid hoog in ‘t vaandel staan. Het is daarom van belang dat een werkvergunning is verstrekt voor het uitvoeren van de onderhoudswerkzaamheden op een tankstation. Voor het aanvragen van een vergunning dient een formulier te worden ingevuld. Dit formulier bevat o.a. een risicoanalyse. Bij een middelmatig of hoog risico dient een TRA ingevuld te worden. Om de veiligheid te kunnen waarborgen wordt het werkvergunningenproces van Shell geoptimaliseerd, zodat fouten worden geminimaliseerd.

De oplossing

Dockbite heeft het werkvergunningenproces van Shell vertaald naar een digitale oplossing, bestaande uit een portal en een app. Iedereen die betrokken is in het proces heeft toegang tot het systeem. Zowel de portal als de app zijn gekoppeld aan een intern ERP systeem, zodat alle relevante data direct kan worden ingelezen en weggeschreven.

De app

Om een werkvergunning aan te kunnen vragen dient er eerst ingelogd te worden in de app. Het inloggen kan alleen met een werknemerspas, de Shell safety passport. Werknemers die de veiligheidscursus met een voldoende hebben afgerond zijn in het bezit van een werknemerspas. De QR code op deze pas wordt tijdens het inloggen door de app gescand om de identiteit en bevoegdheid van de gebruiker te bevestigen. Zowel de pas als de app zijn gekoppeld aan het Shell safety passport systeem voor validatie van de QR code.
Om een werkvergunning te kunnen verstrekken dient het formulier naar waarheid te zijn ingevuld en ondertekend door alle betrokkenen. Daarom is er in de app extra aandacht besteed aan het controleren van de ingevulde gegevens. Zo zijn alle locaties voorzien van een QR code om zeker te stellen dat de betrokkenen zich op de daadwerkelijke locatie bevinden. Tijdens het bevestigen van het formulier zullen zowel de QR code van de locatie, als de werknemerspassen van alle betrokkenen worden gescand.

De portal

Als manager houd je graag een oogje in het zeil. De nieuwe portal helpt daarbij. Eenmaal ingelogd, biedt de portal, met behulp van een dashboard, inzicht in de openstaande formulieren, werknemers en locaties. Daarnaast wordt in de portal het beheer van de app gefaciliteerd.

Het resultaat

Het digitaliseren van het werkvergunningenproces was de eerste optimalisatieslag. Door gedurende het proces de nadruk te blijven leggen op het controleren van de gegevens, en dit te realiseren met behulp van QR codes, kunnen we bevestigen dat het formulier correct is ingevuld. Dit resulteert in een juiste werkwijze en helpt Shell bij het waarborgen van de veiligheid op locatie.

Vanwege verdere integratie met andere systemen is er voor gekozen om ePTW te integreren in de algehele Shell/AECOM FMC app welke in 2019 gelanceerd is (MMS) .